Ein workshop kan vera effektivt for blant anna å generere idéar, drive innovasjon og utvikle team. Men korleis unngå at seansen blir uproduktiv? Her er sju tips for ein vellykka workshop.
Har du nokon gong delteke på ein workshop der utbyttet ikkje vart all verda?Kanskje har du også hatt ansvaret for gjennomføringa av ein slik workshop?
Uansett kva alternativ du kjenner deg mest att i, så veit eg akkurat kva du har kjent på. For eg har både delteke på, og hatt ansvaret for, arbeidsverkstader der opptil fleire ting ikkje gjekk slik eg hadde håpa.
Manglande resultat. Tidsskjema som sprekk. Nokre få dominante (og høgrøsta) som tek ei altfor stor rolle, og bremsar for resultatoppnåinga i workshopen (der har eg også vore – shame on me). Dette er berre nokre av dei vanlegaste fallgruvene når du skal gjennomføre ein workshop. Fallgruver som ein med temmeleg enkle grep kan redusere sjansen for at ein ender opp i.
Tips for ein vellykka workshop
Mange bedrifter ser verdien av ein workshop når dei skal jobbe fram strategiar, generere idéar og utvikle produkt og tenester. Men korleis sikrar du at workshopen blir både engasjerande og produktiv?
Her er fem tips som kan hjelpe deg gjennomføre ein workshop på ein god måte:
- Ha eitt tydeleg mål for workshopen
- Planlegg og design workshopen godt
- Legg opp til ein luftig workshop
- Sørg for å ha ei god gruppesamansetjing
- Bruk dei rette workshop-øvingane
- Bruk ein ekstern workshop-fasilitator
- Avtal vegen vidare
Mykje handlar om å planlegge godt – noko desse fem workshop-tipsa hjelp deg med.
Ha eitt tydeleg mål med workshopen
Noko av det viktigaste du kan gjere for å lykkast med ein workshop, er å kartlegge eitt tydeleg mål for arbeidsøkta.
Kva er det du ynskjer å oppnå? Løyse eit spesifikt problem, utvikle ein ny strategi, byggje ei sterkare leiargruppe?
Eller kanskje du ikkje heilt ser kva utfordringa er? Også det kan ein godt designa workshop (ekstern lenke) hjelpe deg å finne ut av.
Dette er berre nokre eksempel på kva målet kan vera. Merk deg også at eg skreiv «eitt mål» – ikkje fleire. Ved å ha eitt spesifikt mål, bidreg det i seg sjølv til at aktivitetane peikar i same retning.
Når det er sagt, er ein erfaren workshop-fasilitator gjerne god til å fange opp andre ting under planleggingsprosessen, og som kan leggjast til som meir eller mindre skjulte delmål i ein workshop. Eit eksempel her er gryande samarbeidsproblem i ei gruppe, som det fint går an å jobbe litt med under panseret sjølv om hovudmålet i workshopen er eit heilt anna.
Det er også viktig å kommunisere målet til alle deltakarane. På den måten er det enklare å få alle til å dra i same retning under workshopen.
Planlegg og design workshopen godt
Planlegging handlar om å designe workshopen på ein god måte, og korleis du set saman kvar enkelt del av dagen eller dagane ein workshop varer.
Korleis skal du designe arbeidsøkta basert på målet? Er det mest relevant å køyre ein rask idégenereringsworkshop? Er det best å køyre ein fire dagar lang design sprint, eller er det behov for å køyre ein serie workshopar for å nå målet?
Du ser på kva metoder og aktivitetar som er relevante for kvar del av workshopen, kor lenge kvar del skal vera, og når det skal leggjast inn pauser.
Felles køyrereglar for pauser, mobilbruk, behov for skrivesaker og anna workshoputstyr, når det skal jobbast individuelt og når det skal jobbast i fellesskap, kor mykje tid som skal brukast på kvar enkelt del av workshopen er også noko som det er svært viktig å definere i planleggingsprosessen.
Legg opp til ein luftig workshop
Ein god workshop har nok luft mellom dei ulike øvingane, med gode pauser og andre typer avbrekk.
Grunnen til det, er at vi som menneske ikkje er skrudd saman til å yte optimalt for lenge om gongen.
Nok pauser gjer det rett og slett mykje enklare å lykkast med workshopen.
Det er i tillegg viktig å ikkje ha for mange avanserte øvingar i løpet av ei økt. Ein god køyreregel er at du ikkje skal legge opp til meir enn totalt tre timar med intensivt arbeid som krev fullt fokus i løpet av ein dag.
Når det er sagt, er det sjølvsagt heilt greitt å ha lengre workshopar. Det viktige er at du har ein god miks av øvingar som har ulik intensitetsgrad.
Sørg for å ha god gruppesamansetjing
Gruppesamansetjinga er ofte oversett, men like fullt ein viktig faktor for ein vellykka workshop.
Spesielt når gode idéar og løysingar skal utviklast, er måten ein arbeidsgruppe er sett saman på viktig.
Det er sjeldan du har moglegheit til å ha full kontroll over deltakarane, men prøv i alle fall å få inn personar frå ulike delar av bedrifta, eller personar med ulike erfaringar eller fagområde. Dette er spesielt nyttig når ein skal løyse svært komplekse utfordringar.
Bruk dei rette workshop-øvingane
Ein god workshop er sett saman av ulike øvingar som er håndplukka ut frå kva målet med workshopen er, og kva eventuelle andre utfordringar deltakarane som gruppe har.
Eg plukkar gjerne frå eit sett med 10 hovudøvingar som kan brukast i dei fleste typer workshopar, men eg har tilgang til eit aldri så lite arsenal med totalt 40 øvingar som eg er trent i å køyre.
Gode øvingar er kjerna i ein god workshop
Felles for alle, er at dei er utvikla av erfarne workshop-fasilitatorar. Dei er testa, justert og brukt gjennom ei årrekke. Med andre ord er det ikkje tilfeldige stunt, slik du kan ha opplevd når du har delteke på ein dårleg workshop.
Enkelte av øvingane er spesielt eigna for å samle informasjon, andre for å utvikle idéar. Enkelte øvingar blir brukt for å prototype konsept, og det finst øvingar som er utvikla spesielt for å finne ut kva løysingar som kan ha best effekt.
Det er også øvingar som har som mål å få team til å bli bedre kjent, eller betre samarbeidet mellom kvar enkelt i eit team.
Bruk ein ekstern fasilitator
Ein ekstern og trent fasilitator kan i mange tilfelle hjelpe deg å gjennomføre ein workshop der ein får meir gjort på ein betre måte, meir effektivt – og ikkje minst på ein artigare måte.
Har du kompetanse på fasilitering internt i bedrifta, kan det vera tilstrekkeleg, men ein ekstern bidragsytar kan i mange tilfelle bidra til at resultatet blir enda betre – ikkje minst fordi hen ser organisasjonen med meir nøytrale auge enn det ein intern fasilitator gjer.
Ein ekstern fasilitator skal også vera trent i bruk av heilt spesifikke verktøy og metodar som passar ulike typer workshopar, og veit difor kva som skal til for å gjennomføre ulike typar workshopar på ein best mogleg måte.
Avtal vegen vidare
Det siste tipset du skal få i denne omgangen, er at ein workshop alltid må ha ein klar veg vidare.
Kva skal gjerast? Kven skal gjera det? Når skal det gjerast? Ein forpliktande plan om dette er heilt essensielt for at utbyttet av workshopen skal bli bra.
Kunne du tenkt deg å vite meir om korleis du skal lykkast med den neste workshopen i verksemda?